Fatura kesmeden önce kontrol listesi: cari bilgileri, birimler, KDV ve vade

Kısa cevap: Fatura kesmeden önce dört alanı mutlaka kontrol edin: alıcının cari bilgileri (unvan, vergi dairesi, vergi numarası, adres), kalemlerin birim ve miktarı, her satırın KDV oranı ve ödeme vadesi. Bu dört alandaki hatalar faturanın iptal edilmesine, iade faturası düzenlenmesine veya tahsilatın gecikmesine yol açar. Birkaç dakikalık kontrol, günlerce sürebilecek yazışmayı önler.

Neden fatura öncesi kontrol gerekir?

Fatura, satışın hem ticari hem mali kaydıdır. Kesildikten sonra fark edilen bir hata, karşı tarafın muhasebesini de etkiler: alıcı belgeyi kaydedememiş, ödeme talimatını bekletmiş ya da yanlış tutarla ödemiş olabilir. Elektronik belgelerde düzeltme imkanı kağıt faturaya göre daha sınırlıdır; bu nedenle kontrolü kesimden önce yapmak çok daha ekonomiktir. Belge türüne göre iptal ve itiraz kuralları değişebileceğinden güncel uygulamayı mali müşavirinizle teyit edin.

1. Cari bilgileri: kime fatura kesiyorsunuz?

Cari bilgileri, faturanın kime ait olduğunu belirleyen kimlik alanlarıdır. Kurumsal müşterilerde unvanın tam ve resmi biçimde yazılması beklenir; kısaltma veya marka adı yeterli olmaz.

• Unvan, vergi levhası veya sipariş yazısındaki ile birebir aynı mı?
• Vergi dairesi ve vergi numarası (şahıslarda kimlik numarası) doğru mu?
• Fatura adresi ile teslimat adresi ayrı mı, hangisi faturaya yazılmalı?
• Kamu kurumu veya büyük firmalarda sipariş numarası ya da birim kodu istendi mi?

Kurumsal müşterilerden fatura bilgisini toplama yöntemleri için kurumsal fatura bilgileri yazımız pratik öneriler içerir.

2. Birimler ve miktarlar: ne satıyorsunuz?

Birim hatası, en fark edilmesi zor hatalardan biridir. Koli yerine adet, metre yerine top yazıldığında tutar doğru görünse bile irsaliye ve stok kayıtlarıyla uyuşmaz. Örneğin 5 koli x 12 adetlik bir sevkiyat faturada 5 adet olarak görünürse depodaki stok 55 adet eksik kalır. Ürün kodlarının doğruluğu da önemlidir; ayrıntı için GTIN, MPN ve stok kodu farkı yazısına bakabilirsiniz.

3. KDV, iskonto ve tutarlar

Her satırın KDV oranının ürüne uygun olduğunu, iskontonun KDV’den önce uygulandığını ve genel toplamın teklif veya siparişle tuttuğunu kontrol edin. Oranlar ürüne göre farklılaşır ve değişebilir; örneğin %20 oranlı bir ürünün kartında eski bir oran kalmış olabilir. Dövizli faturalarda kurun hangi tarih ve kaynaktan alındığı da açık olmalıdır.

4. Vade ve ödeme bilgisi

Vade, faturanın ne zaman ödeneceğini gösterir ve tahsilat takibinin temelidir. Faturada vade tarihi, ödeme şekli ve banka hesap bilgisi yer alırsa müşterinin ödeme birimi ek soru sormadan işlem yapabilir. Havale ile tahsilatta açıklama alanına fatura numarasının yazılmasını istemek eşleştirmeyi kolaylaştırır; bu konuda havale ve EFT ile ödeme yönetimi rehberi yol gösterir.

Tek bakışta kontrol tablosu

Alan	Kontrol sorusu	Hatanın olası sonucu
Cari unvan ve vergi no	Resmi belgeyle aynı mı?	Alıcı belgeyi kaydedemez
Birim ve miktar	İrsaliye ve siparişle tutuyor mu?	Stok ve sevkiyat uyumsuzluğu
KDV oranı	Ürün grubuna uygun mu?	Fazla veya eksik vergi
İskonto	KDV’den önce mi uygulandı?	Hatalı matrah
Vade ve ödeme şekli	Anlaşmayla aynı mı?	Geciken tahsilat

Bilişim Ajans Muhasebe‘de cari kart, ürün kartı ve vade bilgisi bir kez tanımlandığında faturaya otomatik gelir; kontrolü ezberden değil kayıtlı veriden yaparsınız. Program e-Fatura düzenlemez; elektronik belgeyi kendi entegratörünüzden kesiyorsanız bu kontrol listesini o ekranda da uygulayabilirsiniz.

Konuyla ilgili: e-Fatura ve e-Arşiv geçiş süreci, e-İrsaliye geçiş süreci ve sahte fatura ve ödeme dolandırıcılığı.

Sık sorulan sorular

Faturadaki unvan hatalı yazılırsa ne yapılmalı?

Belge türüne göre iptal, itiraz veya yeni belge düzenleme yolları farklıdır. Müşteriyle hemen iletişime geçip izlenecek yolu mali müşavirinizle belirleyin.

Vade tarihi faturada yazılmak zorunda mı?

Vade bilgisi taraflar arasındaki ticari anlaşmayı gösterir ve tahsilat takibini kolaylaştırır. Zorunluluk konusunu mali müşavirinize danışsanız da vadeyi yazmak pratikte her zaman faydalıdır.

Birim hatasını nasıl önlerim?

Ürün kartında ana birimi ve varsa koli gibi ikinci birimi ile çevrim katsayısını tanımlayın. Faturayı irsaliyeden oluşturmak da miktar ve birimin elle yeniden yazılmasını önler.