Toptan satış ve bayi işletmelerinde stok ve cari düzeni nasıl kurulur?

Kısa cevap: Toptan satış ve bayi işletmelerinde stok ve cari düzeni, her bayinin ayrı bir cari kartla izlenmesi, bayilere grup bazında fiyat listesi uygulanması, her cari için vade ve risk limiti tanımlanması ve satışların teklif, sipariş, irsaliye ve fatura sırasıyla belgelenmesi demektir. Bu düzen kurulduğunda hangi bayinin ne kadar borcu olduğu, hangi ürünün siparişe bağlandığı ve depoda gerçekte ne kaldığı aynı ekrandan izlenebilir.

Toptan satışı perakendeden ayıran noktalar

Perakendede satış genellikle peşin ve tek seferliktir. Toptan satışta ise aynı müşteriyle sürekli çalışılır, satışların önemli bir kısmı vadelidir ve fiyat müşteriden müşteriye değişir. Bu yüzden cari kayıt, toptancı için en az stok kadar önemlidir.

Konu	Perakende	Toptan ve bayi satışı
Müşteri kaydı	Çoğu zaman tutulmaz	Her bayi için cari kart zorunlu
Fiyat	Tek raf fiyatı	Bayi grubuna göre liste veya iskonto
Ödeme	Peşin veya kart	Vadeli, parçalı tahsilat
Belge akışı	Fiş veya fatura	Teklif, sipariş, irsaliye, fatura
Stok ihtiyacı	Raftaki miktar	Mevcut miktar ve siparişe ayrılan miktar

Bayi cari kartları ve gruplama

Her bayi için unvan, vergi bilgileri, sevk adresi ve yetkili kişiyi içeren ayrı bir cari kart açılır. Bayileri bölge, satış temsilcisi veya ciro seviyesine göre gruplamak, hem fiyatlandırmayı hem de raporlamayı kolaylaştırır. Aynı firmanın birden fazla şubesi varsa, faturalar tek unvana kesiliyorsa tek cari kart, şubeler ayrı ayrı ödüyorsa ayrı kartlar tercih edilmelidir.

Fiyat listeleri ve iskonto yapısı

Bayi fiyatlandırmasında iki yaygın yöntem vardır: her grup için ayrı bir fiyat listesi tutmak ya da tek bir liste fiyatı üzerinden gruba göre iskonto uygulamak. İkinci yöntem fiyat güncellemesini tek noktadan yapmayı sağlar.

Örnek (temsili rakamlarla): Liste fiyatı 1.000 TL olan bir üründe A grubu bayilere %15, B grubu bayilere %10 iskonto tanımlandı. A grubundaki bayi için KDV hariç fiyat 850 TL, B grubundaki bayi için 900 TL olur. KDV oranı örneğin %20 ise faturaya sırasıyla 1.020 TL ve 1.080 TL olarak yansır. Oranların değişebileceğini unutmayın.

Vade ve risk limiti takibi

Risk limiti, bir bayinin açık borç toplamının aşmaması gereken üst sınırdır. Yeni bir sipariş onaylanmadan önce bayinin mevcut bakiyesi ile sipariş tutarının toplamı bu sınırla karşılaştırılır. Örneğin limiti 100.000 TL olan ve 85.000 TL borcu bulunan bir bayinin 20.000 TL’lik siparişi limiti 5.000 TL aşar; sevkiyat öncesinde kısmi tahsilat istemek bu durumda yaygın bir uygulamadır.

• Her bayi için vade süresini cari kartta tanımlayın.
• Haftalık olarak vadesi geçmiş alacakları listeleyin.
• Düzenli aralıklarla bayilere cari ekstre gönderip mutabakat alın.
• Limiti aşan bayilerde sevkiyat onayını yetkili bir kişiye bağlayın.

Sipariş, irsaliye ve fatura akışı

1. Teklif: Bayiye grup fiyatıyla teklif hazırlanır.
2. Sipariş: Onaylanan teklif siparişe dönüştürülür; stok henüz düşmez ama siparişe ayrılan miktar izlenir.
3. İrsaliye: Mal sevk edildiğinde irsaliye kesilir ve stok düşer.
4. Fatura: İrsaliyeler tek tek veya toplu olarak faturaya bağlanır; cari bakiye oluşur.
5. Tahsilat: Ödeme kasa, banka veya POS hesabına işlenerek cari bakiyeden düşülür.

Bu akış, aynı bilginin her aşamada yeniden yazılmasını önler ve hatalı sevkiyat riskini azaltır. Bilişim Ajans Muhasebe teklif-sipariş-irsaliye-fatura zincirini, kasa-banka-POS hesaplarını ve çoklu kullanıcı yetkilerini tek yerde sunar; satış temsilcisi ve depo sorumlusu yalnızca kendi ekranlarını görebilir. Bayilerin siparişi kendisinin verdiği bir yapı düşünüyorsanız B2B bayi sipariş portalı, e-irsaliye tarafı için e-irsaliye geçiş süreci yazılarımızı inceleyebilirsiniz.

Konuyla ilgili: B2B e-ticarette teklif ile satış · CRM programı seçimi · Ofiste kullanıcı yetkileri ve yönetici hesabı

Sık sorulan sorular

Bayiye özel fiyat her ürün için ayrı mı tanımlanmalı?

Gerekmez. Çoğu durumda bayi gruplarına genel bir iskonto oranı vermek yeterlidir. Yalnızca özel anlaşma yapılan ürünler için ayrı fiyat tanımlamak yönetimi kolaylaştırır.

Siparişe ayrılan stok neden ayrıca izlenmeli?

Depoda 50 adet görünen bir ürünün 40 adedi onaylanmış siparişlere ayrıldıysa, yeni bir bayiye yalnızca 10 adet söz verilebilir. Bu ayrım yapılmazsa aynı mal iki kez satılabilir.

Bayi mutabakatı ne sıklıkla yapılmalı?

Çalışma yoğunluğuna göre aylık veya çeyrek dönem sonunda yapılması yaygındır. Yoğun çalışılan bayilerde aylık mutabakat farkların büyümeden çözülmesini sağlar.