Vadeli satış takibi nasıl yapılır? Vade tarihi, ödeme planı ve risk limiti

Kısa cevap: Vadeli satış, mal veya hizmetin bugün teslim edilip bedelinin ileride, belirlenen bir tarihte tahsil edildiği satış biçimidir. Sağlıklı takip üç unsura dayanır: her faturada açık bir vade tarihi, birden fazla taksit varsa yazılı bir ödeme planı ve her müşteri için “en fazla bu kadar açık hesap” sınırını koyan bir risk limiti. Bu üçü birlikte uygulandığında vadeli satış, satışı artıran ama kontrolü kaybettirmeyen bir araç hâline gelir.

Vade tarihi nasıl belirlenir ve kaydedilir?

Vade tarihi, ödemenin en geç yapılması gereken gün demektir. Çoğu işletme vadeyi fatura tarihinden itibaren gün sayısıyla ifade eder: “30 gün vadeli” gibi. Bazı sektörlerde ise “ay sonundan itibaren 30 gün” ya da “her ayın 15’i” gibi sabit ödeme günleri kullanılır. Hangi yöntem seçilirse seçilsin, önemli olan üç şeydir: koşulun satıştan önce müşteriyle yazılı olarak netleştirilmesi, faturada veya sipariş teyidinde görünmesi ve cari kaydına işlenmesi.

Teklif aşamasında vade koşulunu belirtmek sonradan doğacak anlaşmazlıkları azaltır. Kurumsal müşterilerle teklif sürecini B2B e-ticarette teklif ile satış yazımızda ayrıntılı olarak ele aldık.

Ödeme planı: taksitli vadeler

Tutarı yüksek satışlarda müşteri ödemeyi birkaç parçaya bölmek isteyebilir. Ödeme planı, toplam bedelin hangi tarihte ne kadar ödeneceğini gösteren yazılı takvimdir. Aşağıdaki örnekte 50.000 TL + örneğin %20 KDV = 60.000 TL’lik bir satış, peşinat ve üç taksite bölünmüştür. Rakamlar örnektir; KDV oranı değişebileceğinden güncel oranı mali müşavirinizle teyit edin.

Taksit	Vade	Tutar (TL)	Kalan borç (TL)
Peşinat	Teslimde	15.000	45.000
1. taksit	Teslimden 30 gün sonra	15.000	30.000
2. taksit	Teslimden 60 gün sonra	15.000	15.000
3. taksit	Teslimden 90 gün sonra	15.000	0

Planı her iki tarafın onayladığı bir belgeye dökmek ve her taksiti cari kaydında ayrı bir vade olarak izlemek, hangi taksitin geciktiğini açıkça gösterir.

Risk limiti nedir, nasıl belirlenir?

Risk limiti, bir müşterinin herhangi bir anda size olan toplam açık borcunun aşmaması gereken üst sınırdır. Limit dolduğunda yeni vadeli sevkiyat ancak ödeme geldikten veya yönetici onayı alındıktan sonra yapılır. Limiti belirlerken genellikle şu sorular sorulur:

• Müşteriyle ne kadar süredir çalışıyoruz ve ödeme geçmişi nasıl?
• Aylık ortalama sipariş tutarı ne kadar?
• Bu müşteri hiç ödemezse işletme bu kaybı taşıyabilir mi?
• Teminat, peşinat veya başka bir güvence var mı?
• Sektörde veya müşterinin kendi işinde bilinen bir sıkıntı var mı?

Yeni müşterilerle düşük limitle başlayıp düzenli ödeme görüldükçe artırmak yaygın ve güvenli bir yaklaşımdır.

Vadeli satışı adım adım kontrol etmek

1. Yeni müşteri için cari kart açın; vade süresini ve risk limitini karta yazın.
2. Her sipariş öncesi müşterinin güncel bakiyesini ve gecikmiş borcu olup olmadığını kontrol edin.
3. Yeni sipariş tutarı ile mevcut bakiye toplamı limiti aşıyorsa onay sürecini başlatın.
4. Faturayı keserken vade tarihini ve varsa taksit planını kaydedin.
5. Vadesi yaklaşan ve geçen tutarları haftalık olarak gözden geçirin.
6. Altı ayda bir müşterilerin limitlerini ödeme performansına göre güncelleyin.

Bu kontroller kullanıcı yetkileriyle birleştiğinde daha güçlü olur: Satış personelinin limit değiştirememesi, yöneticinin ise onay verebilmesi gibi. Bu konudaki genel ilkeler için ofiste kullanıcı yetkileri ve yönetici hesabı yazımıza bakın. Bilişim Ajans Muhasebe çoklu kullanıcı ve yetki tanımıyla bu iş bölümünü destekler.

Konuyla ilgili: B2B bayi sipariş portalı · E-ticarette kurumsal fatura bilgileri · Ön muhasebe rehberi

Sık sorulan sorular

Risk limiti dolan müşteriye satış yapılabilir mi?

Yapılabilir, ancak peşin ödemeyle ya da yetkili bir yöneticinin bilinçli onayıyla. Amaç satışı engellemek değil, riskin kontrolsüzce büyümesini önlemektir.

Vade süresi fatura tarihinden mi teslim tarihinden mi başlar?

Bu, tarafların anlaşmasına bağlıdır. Hangisi seçilirse seçilsin, koşulun teklif veya sözleşmede açıkça yazılması anlaşmazlıkları önler.

Taksitli satışta her taksit için ayrı fatura gerekir mi?

Genellikle tek fatura kesilip ödeme planı ayrıca izlenir. Faturalama ve vergi açısından sizin durumunuza uygun yöntemi mali müşavirinizle teyit edin.