Web ajansı değiştirirken site devri nasıl yapılır? Erişimler, dosyalar ve geçiş planı

Kısa cevap: Web ajansı değiştirirken site devri, önce mevcut durumun envanterinin çıkarılması, ardından alan adı, hosting, yönetim paneli, yedekler, lisanslar ve bağlı hesapların yazılı bir kontrol listesiyle kurum adına teslim alınması ve son olarak yeni ajansın kontrollü biçimde yetkilendirilmesiyle yapılır. Eski ajansla ilişki tamamen sonlanmadan hiçbir erişim kapatılmamalı, geçiş tarihi önceden belirlenmeli ve her adım kayıt altına alınmalıdır.

Devirden önce: mevcut durumu netleştirin

Ajans değişikliğinde en sık yaşanan sorun, sitenin hangi parçasının kime ait olduğunun bilinmemesidir. Alan adı ajansın hesabında, hosting başka bir firmada, tema lisansı bir çalışanın kişisel e-postasında olabilir. Bu yüzden ilk adım, web sitesi sahipliği ve erişim bilgileri açısından bir envanter çıkarmaktır. Mevcut web sitesi sözleşmesini de gözden geçirin: fesih süresi, teslim yükümlülükleri ve kaynak kodun kime ait olduğu burada yazılıdır. Sözleşme yorumunda tereddüt varsa kendi hukuk biriminize danışın.

Devir kontrol listesi

Devredilecek unsur	Ne teslim alınmalı?	Kimin adına olmalı?
Alan adı	Kayıt firması hesabı, yetkili e-posta, transfer kilidi durumu	Kurum (şirket e-postası ile)
Hosting / sunucu	Hesap girişi, yönetim paneli, FTP veya SSH bilgileri	Kurum veya kurum adına yeni ajans
Web sitesi yönetim paneli	Yönetici hesabı, kullanıcı listesi, rol dağılımı	Kurum; ajanslara ayrı hesap
Yedekler	Dosya ve veri tabanının tam, tarihli kopyası	Kurumun kendi deposunda bir kopya
Tema, eklenti ve yazılım lisansları	Lisans anahtarları, yenileme tarihleri, lisans hesabı	Kurum
Bağlı servisler	Analitik, arama konsolu, e-posta gönderim servisi, ödeme altyapısı, CDN	Kurum; ajansa paylaşımlı yetki
Belgeler	Tasarım dosyaları, özel kod açıklamaları, entegrasyon notları	Kurum

Tabloda yer alan her satır için teslim tarihini, teslim eden ve teslim alan kişiyi not edin. Eksik kalan bir satır, geçişten aylar sonra beklenmedik bir kesintiye dönüşebilir.

Adım adım geçiş planı

1. Geçiş için bir sorumlu ve bir takvim belirleyin; yoğun kampanya dönemlerini ve yenileme tarihlerini bu takvimin dışında tutun.
2. Eski ajansa fesih veya devir bildirimini sözleşmedeki süreye uygun biçimde yazılı yapın.
3. Tüm erişimleri kurum adına açılmış hesaplara taşıyın; kişisel e-postalara bağlı hesapları kurumsal adreslere çevirin.
4. Tam bir yedek alın ve yeni ajanstan bağımsız olarak kurumun kendi deposuna kaydedin.
5. Yeni ajansa yalnızca ihtiyaç duyduğu yetkiyi, kendi adına açılmış hesaplarla verin; kullanıcı rolleri konusunda ortak yönetici hesabı kullanmaktan kaçının.
6. Hosting veya altyapı değişecekse taşımayı test ortamında deneyin, yönlendirmeleri kontrol edin; taşımada SEO kaybını önleme adımlarını uygulayın.
7. Geçiş tamamlandığında eski ajansın tüm erişimlerini kapatın, parolaları yenileyin ve devir tutanağını dosyalayın.

Alan adı ve hosting ayrı değerlendirilmeli

Alan adı, sitenin en kritik ve en zor geri alınabilen parçasıdır. Ajansın kendi hesabında duruyorsa önce kurumun hesabına aktarılması gerekir; alan adı transferi yazısında transfer kodu ve kilit adımları anlatılmıştır. Hosting ise daha esnektir: mevcut sağlayıcıda kalınabilir ya da yeni ajansın önerdiği altyapıya geçilebilir. Hangi yol seçilirse seçilsin, hosting faturasının ve hesabının kurum adına olması, ileride yaşanacak bir sonraki ajans değişikliğini çok kolaylaştırır. Geçişten önce yedekten geri yükleme sürecinin gerçekten çalıştığını da bir kez test etmek yerinde olur.

Sık yapılan hatalar

İlk hata, eski ajansla ilişkiyi devir tamamlanmadan bitirmektir; bu durumda açıklama alınacak kimse kalmaz. İkincisi, yedeğin yalnızca yeni ajansta bulunmasıdır; kurumun kendi kopyası olmadan bağımlılık yalnızca el değiştirir. Üçüncüsü, bağlı servislerin unutulmasıdır: analitik hesabı, e-posta gönderim servisi veya ödeme altyapısı eski ajansın hesabında kalırsa site çalışır görünür ama veriler ve bildirimler kuruma ulaşmaz. Son olarak, yeni ajansı seçerken sorulması gereken sorular arasına devir ve çıkış koşullarını eklememek, aynı sorunun ileride tekrar yaşanmasına yol açar.

Sık sorulan sorular

Eski ajans erişim bilgilerini vermek istemezse ne yapılır?

Önce sözleşmedeki teslim yükümlülüklerine dayanarak yazılı talepte bulunun. Alan adı kurum adına kayıtlıysa kayıt firmasından kimlik doğrulamasıyla erişim yenilenebilir. Çözülemeyen durumlarda hukuk biriminize danışmanız gerekir.

Devir sırasında site kesintiye uğrar mı?

Yalnızca erişim ve hesapların devri yapılıyorsa kesinti beklenmez. Hosting veya alan adı sunucusu değişiyorsa kısa süreli erişim sorunları olabilir; bu adımlar düşük trafikli bir zamana planlanır ve test ortamında önceden denenir.

Yeni ajans siteyi sıfırdan yapmayı önerirse devir yine gerekli mi?

Evet. Alan adı, mevcut içerik, arama motoru verileri ve bağlı servisler yeni sitede de kullanılacaktır. Eski sitenin tam yedeği, yeni site yayına alınıp doğrulanana kadar saklanmalıdır.