Yazıcı ve çok fonksiyonlu cihaz alımında teknik şartname nasıl hazırlanır?

Kısa cevap: Yazıcı ve çok fonksiyonlu cihaz alımında teknik şartname, kurumun gerçek baskı ihtiyacını marka ve model adı vermeden ölçülebilir maddelere dönüştüren belgedir. İyi bir şartname; aylık baskı hacmini, renkli ve siyah-beyaz ihtiyacını, tarama ve güvenlik gereksinimlerini, sarf malzemesi ve servis koşullarını, kurulum ve kabul ölçütlerini açıkça tanımlar. Böylece gelen teklifler aynı zemin üzerinde karşılaştırılabilir.

Şartname yazmadan önce: ihtiyacı ölçün

Şartnamenin en sık görülen sorunu, ihtiyaç ölçülmeden önceki alımın kopyalanmasıdır. Önce mevcut cihazların sayaçlarını, birim bazında kullanım alışkanlıklarını ve şikâyetleri toplayın. Bu çalışmanın adımları için baskı ortamı analizi rehberimize bakabilirsiniz.

• Cihaz başına ortalama ve en yoğun dönem aylık baskı hacmi
• Renkli baskının gerçekten gerekli olduğu birimler
• Tarama yoğunluğu ve taranan belgenin gideceği yer (e-posta, klasör, belge yönetim sistemi)
• A3, zarf, etiket gibi özel kağıt ihtiyaçları
• Cihazın kurulacağı ortam: ofis, koridor, depo, şube

Şartnamede yer alması gereken başlıklar

Başlık	Tanımlanacak maddeler
Baskı ve kopya	Desteklenen kağıt boyutları, çift taraflı baskı, renkli/siyah-beyaz, önerilen aylık baskı hacmi aralığı
Tarama	Çift taraflı tek geçişte tarama, belge besleyici kapasitesi, desteklenen hedefler ve dosya biçimleri
Ağ ve uyumluluk	Kablolu ağ, kullanılan işletim sistemleriyle sürücü uyumu, merkezi yönetim ve uzaktan izleme desteği
Güvenlik	Yönetici parolası, panel kilidi, şifreli bağlantı, kartla veya PIN ile güvenli baskıya uygunluk, sabit disk varsa veri silme
Sarf ve servis	Orijinal sarf malzemesi tedariki, servis yanıt süresi, yedek parça bulunurluğu, garanti kapsamı
Kurulum ve eğitim	Kurulumu kimin yapacağı, ağ ve sürücü ayarları, kullanıcı ve BT eğitimi
Teslim ve kabul	Teslim yeri, kabul testleri, belgeler ve eksik durumunda izlenecek yol

Hizmet koşullarını ölçülebilir yazmak için baskı hizmetinde SLA tanımı, teslim aşaması için de teslimde muayene ve kabul rehberlerimiz yol gösterir.

Sık yapılan şartname hataları

• Belirli bir modelin broşürünü kopyalamak: Rekabeti daraltır ve gerçek ihtiyaçla örtüşmeyebilir.
• Yalnızca cihaz özelliklerine odaklanmak: Sarf, servis ve kurulum yazılmazsa toplam maliyet görünmez.
• Hacmi düşük tahmin etmek: Kapasitesi yetersiz cihaz daha sık arıza ve bekleme demektir.
• Güvenliği sonraya bırakmak: Panel kilidi ve güvenli baskı gibi gereksinimler baştan yazılmalıdır.
• Kabul ölçütü koymamak: Teslimde neyin kontrol edileceği belirsiz kalır.

Şartnameyi kim hazırlamalı?

Teknik şartname tek bir birimin işi değildir. BT ekibi ağ, güvenlik ve uyumluluk maddelerini; satınalma birimi teklif, teslim ve sözleşme koşullarını; cihazı kullanacak birimler ise günlük iş akışını ve özel ihtiyaçları getirir. Taslak hazırlandıktan sonra kısa bir ortak toplantıyla maddeleri gözden geçirmek, sonradan çıkabilecek eksikleri büyük ölçüde azaltır. Mümkünse aday cihazları kendi belgelerinizle denediğiniz bir demo aşamasını da şartname sürecine ekleyin.

Şartnameden teklif karşılaştırmaya

Şartname hazır olduğunda tekliflerden aynı maddelere madde madde yanıt isteyin. Böylece yalnızca cihaz fiyatı değil, kullanım ömrü boyunca oluşacak maliyet de karşılaştırılabilir. Hesap yöntemi için toplam sahip olma maliyeti, değerlendirme için yazıcı ve fotokopi teklifleri nasıl karşılaştırılır yazılarımıza göz atın. Kamu kurumlarında şartname, ilgili alım mevzuatına ve kurum içi usullere uygun hazırlanmalıdır; bu konuda kurumunuzun hukuk ve satınalma birimlerinin görüşünü alın.

Kartla güvenli baskı, kota ve birim bazında raporlama gibi gereksinimler şartnamede yer alıyorsa, bunları karşılayacak yazılım tarafını da birlikte planlamak gerekir. Yerli baskı yönetim yazılımı TomboPrint bu ihtiyaçlar için değerlendirilebilecek seçeneklerden biridir; Bilişim Ajans TomboPrint iş ortağı ve Lexmark yetkili BSD bayisidir.

Sık sorulan sorular

Şartnamede marka ve model yazılabilir mi?

Genellikle önerilmez. İhtiyaç performans ve işlev üzerinden tanımlanır; özellikle kamu alımlarında marka belirtme ve eşdeğer kabulü konusunda kurumunuzun hukuk veya satınalma birimine danışın.

Kurulum ve eğitim şartnameye yazılmalı mı?

Evet. Cihazların kim tarafından, nereye kurulacağı, ağ ve sürücü ayarları, kullanıcı ve BT eğitimi ayrı maddeler olarak yazılırsa teslimde anlaşmazlık azalır.

Kiralama veya yönetilen baskı hizmeti alımında da şartname gerekir mi?

Gerekir. Bu durumda cihaz özelliklerinin yanında servis süresi, sarf malzemesi tedariki, sayaç okuma, raporlama ve sözleşme sonunda cihaz iadesi gibi hizmet maddeleri de tanımlanır.