Alan adı, hosting ve SSL yenilemeleri nasıl takip edilir? Web varlıkları için envanter rehberi

Kısa cevap: Alan adı, hosting, SSL sertifikası ve kurumsal e-posta gibi web hizmetlerinin yenileme tarihlerini, hangi hesapta kayıtlı olduklarını ve kimin sorumlu olduğunu tek bir envanterde toplayın. Ardından her kalem için yenileme tarihinden haftalar önce çalışan hatırlatmalar kurun, mümkün olan hizmetlerde otomatik yenilemeyi açın ve hesapların şirkete ait ortak bir e-posta adresine bağlı olduğundan emin olun.

Yenileme kaçırıldığında ne olur?

Süresi dolan bir alan adı yalnızca web sitesini değil, o alan adına bağlı kurumsal e-postaları da durdurur. Hosting süresi dolduğunda site erişilemez hale gelebilir, SSL sertifikası yenilenmediğinde ise tarayıcılar ziyaretçilere güvenlik uyarısı gösterir. Bu sorunların çoğu teknik bir arızadan değil, yenileme bildiriminin artık kimsenin okumadığı bir e-posta adresine gitmesinden ya da işten ayrılan bir çalışanın kişisel hesabında kalmasından kaynaklanır.

Envantere hangi kalemler girmeli?

Envanter bir tablo dosyası ya da kurumun kullandığı varlık yönetim aracı olabilir. Önemli olan, tek yerde ve güncel tutulmasıdır. Aşağıdaki tablo başlangıç için yeterli bir yapı sunar.

Kalem	Kaydedilecek bilgi	Gözden kaçabilecek nokta
Alan adları	Kayıt firması, bitiş tarihi, kayıtlı hesap, sahip bilgisi	Kampanya veya eski marka için alınmış ikincil alan adları
Hosting ve sunucu	Hizmet sağlayıcı, paket, bitiş tarihi, panel erişimi	Test veya eski sitelerin durduğu ayrı hesaplar
SSL sertifikası	Sertifika türü, bitiş tarihi, otomatik yenilenip yenilenmediği	Alt alan adlarında ayrı sertifika kullanılması
Kurumsal e-posta	Hizmet sağlayıcı, lisans sayısı, yenileme dönemi	Alan adı yenilemesine bağlı olduğunun unutulması
Eklenti ve tema lisansları	Lisans sahibi hesap, yenileme tarihi	Ajansın kendi hesabıyla alınmış lisanslar
Üçüncü taraf hizmetler	CDN, form, harita veya yedekleme hizmetleri	Kartı değiştirilen veya iptal edilen ödeme yöntemleri

Alan adı kayıt bilgilerinin doğruluğu için whois bilgisi ve gizlilik koruması, sertifikanın işlevi için SSL sertifikası rehberi, e-postanın alan adına bağlı ayarları için kurumsal e-posta kurulumu yazılarımıza bakabilirsiniz.

Hesap sahipliğini netleştirin

Envanter ne kadar düzenli olursa olsun, hizmetler kişisel hesaplarda duruyorsa risk devam eder. Şu ilkeler işi kolaylaştırır:

• Kayıt ve hizmet hesaplarını kişiye değil, BT veya yönetim için açılmış ortak bir kurumsal e-posta adresine bağlayın.
• Alan adının sahip bilgisinde kişi yerine şirket unvanının yer aldığını kontrol edin.
• Ajans veya serbest çalışanla çalışıyorsanız, hizmetlerin kimin adına ve hangi hesapta kayıtlı olduğunu yazılı olarak teyit edin.
• Panel şifrelerini ortak bir şifre yöneticisinde tutun ve iki adımlı doğrulamayı açın.
• Çalışan ayrılık süreçlerine, bu hesaplardaki erişimlerin devrini ekleyin.

Hizmet sağlayıcı veya ajans değişikliği gündemdeyse site devri rehberimizdeki erişim listesi bu envanterle birlikte kullanılabilir.

Hatırlatma takvimi nasıl kurulur?

1. Envanterdeki her bitiş tarihini ortak bir takvime ekleyin ve en az iki hatırlatma tanımlayın: biri birkaç hafta önce, diğeri bir hafta önce.
2. Otomatik yenilemenin açık olduğu hizmetlerde kayıtlı ödeme yönteminin geçerlilik tarihini de takvime yazın.
3. Her kalem için bir birincil ve bir yedek sorumlu belirleyin.
4. Yenileme sonrasında envanterdeki yeni bitiş tarihini güncelleyin.
5. Yılda en az bir kez envanteri baştan sona gözden geçirin ve kullanılmayan hizmetleri kapatıp kapatmama kararını verin.

Hatırlatmalar yenilemeyi kaçırmamaya yardım eder, ancak beklenmedik kesintileri yakalamaz. Bunun için kesinti izleme kurmanız ve envanter kontrolünü yıllık bakım takvimine bağlamanız önerilir.

Sık sorulan sorular

Otomatik yenileme açıksa envantere yine de gerek var mı?

Evet. Otomatik yenileme, kayıtlı ödeme yöntemi geçersiz olduğunda veya hesap kapandığında çalışmayabilir. Envanter, hangi hizmetin hangi hesaba ve ödeme yöntemine bağlı olduğunu görmenizi sağlar.

Alan adı kimin adına kayıtlı olmalı?

Genel olarak şirket unvanına ve kurumsal bir hesaba kayıtlı olması önerilir. Kişisel hesapta duran alan adları, çalışan ayrıldığında veya ajans değiştiğinde erişim sorunu yaratabilir. Sözleşmesel konular için kendi hukuk biriminize danışabilirsiniz.

Envanteri kim güncel tutmalı?

Genellikle BT sorumlusu veya web sitesinden sorumlu yönetici. Önemli olan tek bir sahibin olması, bir yedek sorumlunun belirlenmesi ve her yenileme sonrasında kaydın güncellenmesidir.