Kritik çıktılar için baskı sürekliliği planı: yazıcı durduğunda irsaliye, etiket ve resmi belgeler nasıl basılır?

Kısa cevap: Baskı sürekliliği planı, fatura, sevk irsaliyesi, etiket, reçete veya resmi yazı gibi işin durmasına yol açacak çıktıların, bir yazıcı ya da baskı sunucusu devre dışı kaldığında hangi yoldan basılacağını önceden belirleyen kısa bir belgedir. Kritik çıktıları listelemek, her biri için yedek cihaz ve yedek baskı yolu tanımlamak, sarf ve ayar yedeğini hazır tutmak ve planı yılda en az bir kez denemek yeterli bir başlangıçtır.

Hangi çıktılar kritik sayılır?

Her çıktı aynı önemde değildir. Planı hazırlarken bölüm yöneticilerine şu soruyu sormak işe yarar: “Bu belge birkaç saat basılamazsa iş durur mu, müşteri veya vatandaş bekler mi?” Cevabı evet olan çıktılar kritik listeye girer.

• Sevkiyatı başlatan irsaliye, etiket ve toplama listeleri
• Müşteriye veya vatandaşa elden verilen belgeler, makbuz ve dilekçe çıktıları
• Vardiya başında basılan iş emri ve üretim formları
• İmza ve kaşe gerektiren sözleşme, tutanak ve resmi yazılar
• Dönem sonu, ihale veya denetim gibi sabit tarihli toplu baskılar

Planın temel bileşenleri

Bileşen	Ne tanımlanır?
Kritik çıktı listesi	Belge türü, sahibi olan bölüm, hangi cihazdan basıldığı ve kabul edilebilir bekleme süresi.
Yedek cihaz	Her kritik cihaz için aynı katta veya yakın birimde, aynı kağıt boyutu ve tepsi yapısını destekleyen alternatif yazıcı.
Yedek baskı yolu	Kullanıcıların yeni sürücü kurmadan yedek cihaza yönlenebileceği ikinci kuyruk ya da merkezi kuyruk.
Ayar ve sarf yedeği	Cihaz ayarlarının dışa aktarılmış kopyası, kritik cihazlar için yedek toner ve özel kağıt veya etiket stoğu.
Sorumlular	Arızayı kimin tespit edeceği, kullanıcıları kimin bilgilendireceği ve servis kaydını kimin açacağı.
Test takvimi	Yedek yolun ne sıklıkla ve hangi senaryoyla deneneceği.

Yedek baskı yolu nasıl kurulur?

Kesinti anında kullanıcıdan yeni yazıcı eklemesini beklemek zaman kaybettirir. Bunun yerine yedek yol önceden hazır olmalıdır. Baskı sunucusu kullanan yapılarda her kritik kuyruğun yanına bir yedek kuyruk tanımlanabilir; merkezi kuyruk kullanan baskı yönetim yazılımlarında ise kullanıcı işini herhangi bir uygun cihazdan alabildiği için tek cihaz arızası çoğu zaman işi durdurmaz. Hangi bağlantı modelinin size uyduğunu baskı sunucusu mu, doğrudan IP bağlantısı mı rehberimizde karşılaştırdık.

• Sunucu tarafı: Baskı sunucusu tekse, sunucunun durması tüm kuyrukları etkiler. Kritik ortamlarda ikinci sunucu veya yüksek erişilebilirlik kümesi değerlendirilmelidir.
• Ağ tarafı: Kritik yazıcıların bağlı olduğu switch ve enerji hattı da plana yazılmalı; yazıcı sağlam olsa bile ağ kesintisi aynı sonucu doğurur.
• Özel sarf: Etiket, karbonlu form veya antetli kağıt kullanan işler için yedek cihazın bu ortamı destekleyip desteklemediği önceden denenmelidir.
• Ayar yedeği: Adres defteri, tarama hedefleri ve ağ ayarları dışa aktarılmış olursa yedek veya yeni cihaz kısa sürede devreye alınır. Ayrıntılar için yazıcı ayarlarını yedekleme ve başka cihaza aktarma yazımıza bakın.

Satınalma ve sözleşme tarafında dikkat edilecekler

Süreklilik planı yalnızca BT’nin işi değildir; satınalma biriminin hazırladığı sözleşmeler de planın bir parçasıdır. Servis sözleşmesinde müdahale ve çözüm sürelerinin, kritik cihazlar için öncelik tanımının ve gerektiğinde geçici cihaz sağlanıp sağlanmayacağının açıkça yazılması gerekir. Bu maddelerin nasıl kurgulanacağını baskı hizmetinde SLA nasıl tanımlanır rehberimizde ele aldık. Kritik cihazlar için yedek toner ve parça miktarını belirlerken toner ve sarf stok yönetimi yazısı yol gösterebilir.

Planı test etmek ve güncel tutmak

Denenmemiş plan, kesinti anında çoğu zaman eksik çıkar. Sakin bir günde kritik bir cihazı planlı olarak devre dışı bırakıp kullanıcıların yedek yolu ne kadar sürede kullanabildiğini görmek en gerçekçi testtir. Yeni cihaz alındığında, bölüm yer değiştirdiğinde veya yazılım değiştiğinde plan güncellenmelidir. Önleyici tarafta yazıcı filosunda önleyici bakım planı, arıza anındaki işleyiş için de yazıcı arızalarında BT destek süreci rehberleri bu planı tamamlar.

Merkezi kuyruk ve yüksek erişilebilirlik ihtiyacı olan kurumlar için TomboPrint, kurumun kendi sanal altyapısında çalışan, güvenli baskı, yazıcı izleme ve baskı sunucusu kümesi seçenekleri sunan yerli bir baskı yönetim yazılımıdır. Bilişim Ajans, TomboPrint iş ortağı ve Lexmark yetkili BSD bayisidir.

Sık sorulan sorular

Küçük bir ofiste de süreklilik planı gerekir mi?

Gerekir, ancak kısa olabilir. Tek sayfalık bir liste; hangi belgelerin kritik olduğu, yazıcı durursa hangi cihazdan basılacağı ve servis için kimin aranacağı çoğu küçük ofis için yeterlidir.

Her kritik yazıcı için ayrı yedek cihaz almak şart mı?

Şart değildir. Çoğu durumda yakın birimdeki uygun bir cihaz yedek olarak tanımlanabilir. Ayrı yedek cihaz, özel kağıt veya etiket kullanan ve kesintiye hiç tahammülü olmayan süreçler için değerlendirilir.

Plan ne sıklıkla test edilmeli?

Yılda en az bir kez ve filoda önemli bir değişiklik olduğunda test edilmesi önerilir. Yoğun dönemlerden önce yapılan kısa bir deneme, eksikleri zamanında görmeyi sağlar.