Alış faturası nasıl kontrol edilir? Sipariş, irsaliye ve fatura eşleştirmesi

Kısa cevap: Alış faturası kontrolü, tedarikçiden gelen faturanın verilen siparişle ve teslim alınan malı gösteren irsaliyeyle karşılaştırılmasıdır. Bu yönteme üçlü eşleştirme denir: siparişteki fiyat, irsaliyedeki miktar ve faturadaki tutar birbirini tutuyorsa fatura kaydedilir ve ödeme planına alınır. Tutmuyorsa fark netleşene kadar fatura beklemeye alınır.

Üçlü eşleştirme ne demektir?

Üçlü eşleştirme, üç ayrı belgenin aynı alımı doğru anlatıp anlatmadığını kontrol etmek demektir. Her belge farklı bir soruya cevap verir. Sipariş ne istediğinizi ve hangi fiyatta anlaştığınızı, irsaliye gerçekte ne geldiğini, fatura ise sizden ne istendiğini gösterir. Üçü aynı rakamları söylüyorsa işlem temizdir.

Belge	Cevapladığı soru	Kontrol edilen alanlar
Satın alma siparişi	Ne istedik, hangi fiyatla?	Ürün, miktar, birim fiyat, iskonto, vade
İrsaliye	Gerçekte ne geldi?	Ürün, teslim edilen miktar, tarih
Alış faturası	Bizden ne isteniyor?	Miktar, birim fiyat, KDV, toplam, vergi bilgileri

İrsaliyenin faturadan farkı ve iki belgenin birbirine bağlanması için sevk irsaliyesi ve fatura farkı yazımıza bakabilirsiniz.

Alış faturası kontrolünün adımları

Kontrolü her faturada aynı sırayla yapmak, hata yakalama oranını artırır ve işi başka bir çalışana devretmeyi kolaylaştırır.

1. Kimlik bilgileri: Faturadaki unvan, vergi dairesi ve vergi numaranız doğru mu? Tedarikçinin bilgileri cari kartındakiyle aynı mı?
2. Sipariş referansı: Fatura hangi siparişe ait? Sipariş numarası ya da tarihi belli mi?
3. Miktar: Faturadaki miktar, irsaliyede teslim alınan miktarla aynı mı?
4. Birim fiyat ve iskonto: Siparişte anlaşılan fiyat ve iskonto faturaya yansımış mı?
5. KDV: Satırlardaki KDV oranı ürüne uygun mu, KDV tutarı doğru hesaplanmış mı?
6. Ek kalemler: Nakliye, ambalaj veya kurulum bedeli önceden konuşulmuş mu?
7. Vade: Faturadaki ödeme tarihi anlaşmayla uyumlu mu?

Sık görülen farklar ve çözümleri

Üçlü eşleştirmede çıkan farkların çoğu birkaç tipik durumdan kaynaklanır. Farkın türünü doğru adlandırmak, tedarikçiyle konuşmayı da kısaltır.

• Miktar farkı: 100 adet faturalanmış, 90 adet teslim alınmış. Eksik 10 adet ya sonradan gelecek ya da faturadan düşülmelidir.
• Fiyat farkı: Siparişte 250 TL, faturada 265 TL. Tedarikçiden fiyat değişikliğinin gerekçesi istenir.
• İskonto unutulmuş: Anlaşılan oran faturaya yazılmamış. Fark için düzeltme istenir.
• Hasarlı ürün: Teslim alınan ürünün bir kısmı kullanılamaz durumda. Tedarikçiye iade süreci başlatılır.
• Mükerrer fatura: Aynı teslimat için ikinci kez fatura gelmiş. Sipariş referansı kontrolü bunu hemen ortaya çıkarır.

Hasarlı veya fazla gelen mal için izlenecek yol alış iade faturası ve tedarikçiye iade rehberinde anlatılmıştır. Faturanın hangi yöntemle düzeltileceği, belge türüne ve döneme göre değişir; güncel kural ve oranları mali müşavirinizle teyit edin.

Bir örnek üzerinden kontrol

Bir ofis malzemesi alımını ele alalım (rakamlar örnektir). Sipariş: 40 paket kâğıt, birim fiyat 150 TL, %5 iskonto. Doğru tutar 40 x 150 = 6.000 TL, iskonto 300 TL, ara toplam 5.700 TL, örneğin %20 KDV ile 1.140 TL KDV ve genel toplam 6.840 TL olur. İrsaliyede 40 paket teslim alınmıştır. Faturada ise iskonto yazılmamış ve toplam 7.200 TL gelmiştir.

Bu durumda miktar tutar ama fiyat tutmaz. 360 TL’lik fark iskontonun ve onun KDV’sinin faturaya yansımamasından kaynaklanır. Fatura kayıt edilmeden önce tedarikçiye bildirilir; düzeltilmiş belge veya fark için uygun belge gelene kadar ödeme planına alınmaz. KDV oranlarının değişebileceğini ve ürüne göre farklılaşabileceğini unutmayın.

Sahte ve şüpheli faturalara karşı dikkat

Kontrol yalnızca rakamlar için değil, faturanın kendisi için de yapılır. Hiç çalışılmamış bir firmadan gelen fatura, banka hesabının değiştiğini bildiren beklenmedik bir e-posta veya siparişi olmayan bir hizmet bedeli için durup teyit etmek gerekir. Bu konudaki işaretler için sahte fatura ve ödeme dolandırıcılığı yazımıza göz atın.

Kontrolü programda yapmak, sipariş, irsaliye ve faturayı yan yana açmayı kolaylaştırır. Bilişim Ajans Muhasebe sipariş ve irsaliyeyi alış faturasıyla ilişkilendirdiği için açık kalan farkları görmek daha kısa sürer.

Konuyla ilgili: Faturalanmamış irsaliye takibi · Hesaplanan ve indirilecek KDV · Faturada satır ve genel iskonto

Sık sorulan sorular

Fatura irsaliyeden önce gelirse ne yapılmalı?

Fatura beklemeye alınır ve mal teslim alındığında irsaliye ile karşılaştırılır. Teslim alınmamış bir malın faturasını ödeme planına almak, eksik teslimatı fark etmeyi zorlaştırır.

Küçük tutarlı farklar için de itiraz etmek gerekir mi?

Kuruş yuvarlaması gibi çok küçük farklar için işletme içinde bir tolerans belirlenebilir. Ancak fiyat veya iskonto kaynaklı farklar tekrarlayabileceği için tutarı küçük olsa da tedarikçiye bildirilmelidir.

Alış faturasını kim kontrol etmeli?

Mümkünse siparişi veren kişi ile faturayı kaydeden kişi farklı olmalıdır. Teslim alan kişinin irsaliye notları, kontrolü yapan kişinin elinde bulunmalıdır.