Banka mutabakatı nasıl yapılır? Hesap dökümü ile kayıtları karşılaştırma

Kısa cevap: Banka mutabakatı, bankanın gönderdiği hesap dökümündeki bakiye ve hareketlerin, işletmenin ön muhasebe kayıtlarındaki banka hesabıyla karşılaştırılıp farkların açıklanmasıdır. Amaç, iki taraftaki bakiyenin aynı rakama ulaşması veya aradaki farkın her kurusunun nedeninin bilinmesidir. Genellikle aylık, yoğun hesaplarda haftalık yapılır.

Banka mutabakatı neden yapılır?

Banka hesabında görülen bakiye ile programdaki bakiye aynı değilse, ya bir hareket kaydedilmemiştir ya da yanlış kaydedilmiştir. Bu farklar biriktikçe cari bakiyeler, kasa raporları ve nakit planı güvenilmez hale gelir. Düzenli mutabakat; unutulan banka masraflarını, çift girilmiş tahsilatları, yanlış cariye işlenmiş havaleleri ve tanımadığınız şüpheli çekimleri erken yakalamanızı sağlar.

Ay sonunda mali müşavire belge gönderilmeden önce yapılan bir banka mutabakatı, sonradan düzeltme ihtiyacını da ciddi ölçüde azaltır.

Başlamadan önce hazırlanacaklar

• İlgili dönemin banka hesap dökümü (internet bankacılığından Excel veya CSV olarak indirmek işi hızlandırır)
• Ön muhasebe programındaki aynı banka hesabının hareket listesi
• Bir önceki mutabakatın sonucu ve açık kalan farklar
• Dönem içindeki POS, havale ve EFT dekontları

Her banka hesabı için ayrı mutabakat yapılmalıdır. Birden fazla hesabı birlikte kontrol etmeye çalışmak, hesaplar arası aktarımlarda karışıklık yaratır.

Adım adım banka mutabakatı

1. Dönem başı bakiyelerinin iki tarafta da aynı olduğunu kontrol edin. Aynı değilse önce önceki dönemi kapatın.
2. Hesap dökümündeki her hareketi tarih ve tutara göre programdaki kayıtla eşleştirin, eşleşenleri işaretleyin.
3. Dökümde olup programda olmayan hareketleri listeleyin: banka masrafı, faiz, otomatik ödeme gibi.
4. Programda olup dökümde görünmeyen hareketleri listeleyin: henüz hesaba geçmemiş havale veya ileri tarihli ödeme gibi.
5. Tutarı farklı girilmiş kayıtları bulun ve belgeye göre düzeltin.
6. Eksik kayıtları programa işleyin, zamanlama farklarını not alın.
7. Düzeltilmiş bakiyelerin eşitlendiğini kontrol edin ve mutabakatı tarihle kayıt altına alın.

Sık karşılaşılan fark türleri

Farkların büyük bölümü birkaç tekrar eden türden oluşur. Aşağıdaki tablo bunları ve yapılması gerekeni özetler.

Fark türü	Nerede görünür	Yapılacak işlem
Banka masrafı, EFT ücreti	Yalnızca dökümde	Gider olarak programa işleyin
POS komisyonu ve blokeli tutar	Net tutar dökümde, brüt tutar programda	Komisyonu ayrı kaydedin, blokeyi takip edin
Yolda olan havale	Yalnızca programda	Zamanlama farkı olarak not alın, sonraki dönem kontrol edin
Yanlış cariye işlenmiş tahsilat	Tutar eşleşir, karşı taraf farklıdır	Kaydı doğru cariye taşıyın
Çift girilmiş kayıt	Programda iki kez	Fazla kaydı iptal edin
Hesaplar arası aktarım	Bir tarafta eksik	Virman kaydı olarak işleyin

POS kaynaklı farklar için POS tahsilatı, bloke ve komisyon takibi, hesaplar arası aktarımlar için ise kasa-banka virman kaydı rehberlerimiz ayrıntılı bilgi verir.

Küçük bir mutabakat örneği

Uydurma rakamlarla bir örnek: Ay sonunda banka dökümü 148.350 TL, program ise 152.000 TL gösteriyor. İnceleme sonucunda dökümde programa işlenmemiş 150 TL EFT ücreti ve 500 TL hesap işletim ücreti bulunuyor. Programda ise ayın son günü kaydedilmiş ama henüz hesaba geçmemiş 3.000 TL’lik bir müşteri havalesi var. Masraflar programa işlendiğinde program bakiyesi 151.350 TL olur; yolda olan 3.000 TL’lik havale zamanlama farkı olarak düşüldüğünde 148.350 TL ile döküm bakiyesine eşitlenir. Havale ertesi gün hesaba geçtiğinde bu fark kendiliğinden kapanır.

Mutabakatı hızlandırmak için öneriler

Hareketleri günlük veya haftalık işlemek, ay sonu yığılmayı önler. Havale ve EFT açıklamalarına fatura veya cari kodu yazmayı müşterilerden rica etmek eşleştirmeyi kolaylaştırır. Bilişim Ajans Muhasebe‘de kasa-banka hesaplarını ayrı tanımlayıp hareketleri cari ile ilişkili kaydetmek, mutabakat sırasında hangi tahsilatın kime ait olduğunu anında gösterir. Banka dökümlerinin muhasebe kayıtlarına resmi olarak nasıl yansıtılacağı konusunda mali müşavirinizin yönlendirmesine uyun.

Konuyla ilgili: Havale ve EFT ile ödeme yönetimi, Dönem sonu cari mutabakatı, Ay sonu kapanış kontrol listesi

Sık sorulan sorular

Banka mutabakatı ne sıklıkla yapılmalı?

En az ayda bir yapılmalıdır. Günlük çok sayıda tahsilat ve ödeme olan hesaplarda haftalık mutabakat, farkların birikmesini ve aranmasının zorlaşmasını önler.

Açıklanamayan küçük bir fark kalırsa ne yapılmalı?

Farkı rastgele bir gider hesabına yazmak yerine not alıp bir sonraki dönemde takip edin. Küçük farklar bazen yanlış girilmiş bir kaydın veya tanınmayan bir çekimin ilk işareti olabilir.

Banka mutabakatı ile cari mutabakat aynı şey mi?

Hayır. Banka mutabakatı banka hesabının bakiyesini kontrol eder; cari mutabakat ise bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki borç alacak bakiyesinin karşılıklı doğrulanmasıdır.