Giyim butiklerinde ön muhasebe: beden-renk stoğu, sezon sonu ve iade nasıl yönetilir?

Kısa cevap: Giyim butiği ön muhasebesinin en önemli parçası varyant düzenidir: aynı elbisenin her beden ve renk kombinasyonu ayrı stok olarak izlenmelidir. Bunun üzerine sezon sonunda kalan ürünlerin değerini görmek ve iade ile değişimi doğru kaydetmek eklenir. Bu üçü düzgün kurulduğunda hangi modelin, hangi bedende tükendiğini ve sezonu kaçta kapattığınızı bilirsiniz.

Beden ve renk varyantı nasıl kodlanır?

Varyant, aynı modelin beden veya renk gibi bir özelliğiyle farklılaşan halidir. Bir gömleğin üç rengi ve beş bedeni varsa stokta on beş ayrı kalem bulunur. Bunları tek kartta tutmak, hangi bedenin bittiğini göremez hale getirir; müşteri M beden isterken sistemde gömlek var görünür ama elinizde yalnızca XL kalmıştır.

Pratik bir yöntem, model koduna renk ve beden eklerini ekleyerek stok kodu oluşturmaktır. Kod yapısının ayrıntıları stok kodu standardı yazısında anlatılıyor.

Stok kodu	Model	Renk	Beden	Stok (örnek)
GML-1024-BEY-S	Keten gömlek	Beyaz	S	4
GML-1024-BEY-M	Keten gömlek	Beyaz	M	0
GML-1024-BEY-L	Keten gömlek	Beyaz	L	3
GML-1024-LAC-M	Keten gömlek	Lacivert	M	6

• Model kodunu tedarikçi koduyla karıştırmayın; kendi standardınızı belirleyin.
• Her varyanta barkod verin ve etiketini ürüne takın.
• Toplu ürün girişini Excel üzerinden yaparak elle yazım hatalarını azaltın.

Sezon başında alım ve stok girişi

Butikler genellikle sezon başında toplu alım yapar. Alış faturasını girerken her varyantı ayrı satır olarak işlemek, stok miktarlarının ilk günden doğru olmasını sağlar. Bedenlerin dağılımı da önemlidir; çoğu modelde orta bedenler daha hızlı tükenir, bu yüzden geçen sezonun beden bazlı satış raporuna bakarak sipariş vermek fazla stok riskini azaltır.

Alış sırasında her model için hedef satış fiyatını da belirlemek faydalıdır. Örneğin 600 TL’ye alınan bir elbise 1.500 TL’den satılırsa brüt kâr adet başına 900 TL olur. Sezon içinde bu modelden kaç adet satıldığını izlemek, indirime ne zaman başlanacağı konusunda erken uyarı verir. Rakamlar örnektir.

Sezon sonu: kalan stok ve indirim kararı

Sezon sonu, satılmayan ürünlerin değerini ve sayısını netleştirme zamanıdır. Kalan stok değeri, elde kalan her ürünün adedi ile alış maliyetinin çarpılıp toplanmasıyla bulunur. Bu rakam, bir sonraki sezon için ne kadar nakit ayırabileceğinizi doğrudan etkiler.

Örnek: Alış maliyeti 600 TL olan bir elbiseden sezon sonunda 20 adet kaldıysa bu modelde 12.000 TL bağlı sermaye vardır. Elbiseyi 1.500 TL yerine 900 TL’ye indirdiğinizde adet başına kâr 900 TL’den 300 TL’ye düşer ama nakit geri döner. Rakamlar örnektir; indirim kararını ürün bazlı kâr raporuna bakarak verin.

1. Sezon sonunda stok sayımı yapın ve sistemle karşılaştırın.
2. Stok değeri raporunu model ve varyant bazında alın.
3. Satış hızı düşük modelleri belirleyin ve indirim oranlarını kararlaştırın.
4. İndirimli fiyatları programda güncelleyin ve etiketleri yenileyin.
5. Sezon kapanınca kalan ürünleri gelecek sezon veya toplu satış için ayırın.

Stok değerinin nasıl hesaplanacağı stok değeri nasıl hesaplanır rehberinde ayrıntılı olarak yer alıyor.

İade ve değişim nasıl kaydedilir?

Giyimde değişim çok sık yaşanır. Değişim, müşterinin aldığı ürünü başka bir beden veya renkle takas etmesidir; iade ise ürünün geri alınıp bedelin geri ödenmesidir. İkisi muhasebede farklı sonuç doğurur ve ayrı kaydedilmelidir.

Aynı fiyatlı bir değişimde iade edilen varyant stoğa girer, verilen varyant stoktan çıkar. Fiyat farkı varsa fark tahsil edilir veya iade edilir. Bedel iadesinde ise satış iadesi kaydı oluşturulur ve ödeme yöntemine göre kasa, POS veya banka hareketi yapılır. Ayrıntılar için satış iade faturası ne zaman kesilir yazısına bakabilirsiniz; belge düzenini mali müşavirinizle teyit edin.

Mağaza ve online satışı birlikte yönetmek

Hem mağazada hem internette satış yapan butiklerde aynı ürünün iki kanalda ayrı stokla görünmesi sık yapılan bir hatadır. Tek stok kaynağını esas almak ve online siparişleri de aynı stok kartlarından düşmek, satılmış ürünün tekrar satılmasını önler. Bulut ön muhasebe programımız stok, kritik stok uyarısı, satış ve iade faturalarını aynı yerde tutarak bu düzeni kurmanıza yardımcı olur.

Haftada bir kez beden bazlı stok raporuna bakmak, tükenmek üzere olan hızlı modelleri zamanında yeniden sipariş etmenizi sağlar. Özellikle sezonun ilk haftalarında hangi bedenlerin hızla tükendiğini görmek, ikinci siparişin beden dağılımını doğru belirlemenize yardım eder.

Konuyla ilgili: E-ticaret satıcıları için ön muhasebe, E-ticarette iade ve değişim süreci, Stok sayımı nasıl yapılır.

Sık sorulan sorular

Her beden ve renk için ayrı stok kartı açmak zorunlu mu?

Zorunlu değildir ama beden ve renk bazında stok görmek istiyorsanız gereklidir. Aksi halde hangi bedenin tükendiğini ancak rafa bakarak anlayabilirsiniz.

Değişimde yeni fatura kesmek gerekir mi?

Aynı fiyatlı değişimde genellikle stok hareketi yeterli olur, fiyat farkı olduğunda ise fark için ayrıca belge düzenlenebilir. Uygulanacak belge düzenini mali müşavirinizle teyit edin.

Sezon sonunda kalan ürünleri stoktan silmeli miyim?

Hayır. Satılmayan ürün hâlâ elinizdeyse stokta kalmalıdır. Hasar veya kayıp nedeniyle kullanılamaz hale gelen ürünlerin nasıl kayda alınacağını mali müşavirinize danışın.