Toptan gıda ve içecek dağıtımında ön muhasebe: rota satışı, tahsilat ve iade

Kısa cevap: Toptan gıda dağıtımında ön muhasebe, araca yüklenen malı, rota boyunca bakkal ve marketlere yapılan satışları, sahada alınan ödemeleri ve geri dönen ürünleri her gün aynı mantıkla kapatmaktır. Araç bir mini depo gibi düşünülür: sabah yüklenen miktar, gün içindeki satış ve iadelerle akşam kalan miktara eşit olmalı; tahsilatlar da müşteri carilerine işlenmelidir.

Rota satışı nedir?

Rota satışı, satış temsilcisinin araca yüklenen ürünlerle belirli bir güzergâhtaki müşterileri ziyaret edip yerinde satış yaptığı dağıtım modelidir. Su, içecek, süt ürünleri ve paketli gıdada yaygındır. Bu modelde aynı gün içinde satış, teslimat, tahsilat ve iade birlikte gerçekleşir; bu da ön muhasebede disiplin gerektirir.

Rota satışının bir diğer türü ön siparişli dağıtımdır: temsilci bir gün önce siparişleri toplar, ertesi gün araç yalnızca sipariş edilen ürünlerle yola çıkar. Bu yöntemde araçta kalan stok daha az olur, ancak sipariş ile teslimat arasındaki farkların yine kaydedilmesi gerekir.

Her araç ve temsilci için ayrı bir kasa veya tahsilat hesabı tanımlamak, akşam kimden ne kadar para teslim alınacağını netleştirir. Sahadaki işlemlerin telefondan kaydedilmesi için telefondan ön muhasebe ve sahada satış yazısına göz atabilirsiniz.

Araç yükleme ve gün sonu mutabakatı

Araç mutabakatı, sabah araca yüklenen ürün miktarının gün içindeki satış, iade ve akşam kalan miktarla karşılaştırılmasıdır. Fark çıkması; kayda girmeyen satış, kırılan ürün veya yükleme hatası anlamına gelir.

1. Sabah araca yüklenen ürünleri depo çıkışı olarak kaydedin.
2. Rota boyunca her satışı müşteri carisine fatura veya irsaliyeyle işleyin.
3. Müşteriden geri alınan ürünleri iade olarak kaydedin.
4. Akşam araçta kalan ürünleri sayın ve depoya geri girişini yapın.
5. Satış, iade ve kalan toplamını sabahki yüklemeyle karşılaştırın.

Ürün	Yüklenen	Satılan	İade alınan	Akşam kalan	Fark
Su 0,5 L (koli)	120	96	0	24	0
Ayran 200 ml (koli)	60	41	3	22	0
Meyve suyu 1 L (koli)	40	28	0	11	1 eksik

Tablo örnektir: ayranda müşteriden alınan 3 koli iade araca eklendiği için akşam kalan miktar artmıştır; meyve suyundaki 1 kolilik fark ise ertesi gün açıklanmalıdır.

Sahada tahsilat ve cari düzeni

Dağıtımda müşterilerin bir kısmı peşin, bir kısmı haftalık veya aylık vadeyle çalışır. Temsilcinin sahada aldığı her ödeme, aynı gün müşterinin carisine ve temsilcinin tahsilat hesabına işlenmelidir. Akşam temsilciden teslim alınan nakit bu hesapla karşılaştırılır.

Örnek: Bir temsilcinin günlük satışı 85.000 TL, bu satışların 30.000 TL’si vadeli ise peşin tahsilat 55.000 TL olmalıdır. Aynı gün eski borçlardan 12.000 TL tahsil edildiyse temsilcinin teslim etmesi gereken toplam 67.000 TL eder. Rakamlar örnektir.

• Her müşteri için vade ve risk limitini cari kartta tanımlayın.
• Limiti aşan müşteriye yeni mal verilmeden önce tahsilat isteyin.
• Temsilcilere yalnızca kendi müşterilerini ve tahsilat ekranlarını gösteren yetkiler verin.

Vadeli çalışmanın kontrolü için vadeli satış takibi ve risk limiti rehberinden yararlanabilirsiniz.

Son kullanma tarihi ve ürün iadesi

Gıda dağıtımında iade çoğu zaman son kullanma tarihi yaklaşan veya ambalajı hasar gören ürünlerden doğar. İade alınan ürün müşterinin carisinden düşülür, stoğa geri girer ve satılabilir durumda değilse ayrı bir hasarlı ürün kaydıyla izlenir. İadenin üreticiye yansıtılması mümkünse bunun için de tedarikçiye alış iadesi kaydı açılır.

Raf ömrü kısa ürünlerde ilk giren ilk çıkar mantığıyla yükleme yapmak, iade oranını azaltır. Hangi müşteriden düzenli iade geldiğini görmek de sipariş miktarlarını gözden geçirmenizi sağlar. İade nedenlerini kısa açıklamalarla kaydetmek, ay sonunda sorunun ürün, depolama veya sipariş miktarından hangisinden kaynaklandığını gösterir.

Vergi ve belge düzeni

Gıda ve içecek ürünlerinde KDV oranları ürün grubuna göre farklılık gösterebilir; örneğin %10 veya %20 gibi oranlar ürün kartında ayrı tanımlanmalıdır. Oranlar zaman içinde değişebilir; güncel kural ve oranları mali müşavirinizle teyit edin. Bilişim Ajans Muhasebe çoklu kullanıcı ve yetki, cari ekstre, iade faturası ve KDV raporlarıyla dağıtım işinin günlük kapanışını tek ekranda toplar.

Dağıtım işinde günü kapatmadan yeni güne başlamamak temel kuraldır. Mutabakatı ertesi güne bırakılan her araç, farkların nedenini bulmayı zorlaştırır. Kısa bir gün sonu kontrol listesi oluşturup her temsilcinin bunu tamamlamasını istemek, bu alışkanlığı kalıcı hale getirir.

Konuyla ilgili: Toptan satış ve bayi stok-cari düzeni, Satış iade faturası ne zaman kesilir, Haftalık nakit akışı planı.

Sık sorulan sorular

Araçtaki stoğu depodan ayrı izlemek gerekir mi?

Rota satışı yapıyorsanız evet. Aracı ayrı bir depo veya stok yeri gibi takip etmek, gün sonunda hangi ürünün satıldığını, hangisinin geri döndüğünü ve fark olup olmadığını netleştirir.

Temsilcinin sahada aldığı nakdi nasıl kontrol ederim?

Her temsilciye ayrı tahsilat hesabı açın ve sahada alınan ödemeleri bu hesaba işletin. Akşam teslim alınan nakit bu hesabın günlük toplamıyla karşılaştırılır.

Son kullanma tarihi geçmiş iade ürün stokta kalmalı mı?

Satılabilir stokla karıştırılmamalıdır. Ayrı bir kayıtla izleyin ve imha veya üreticiye iade gibi işlemlerin nasıl belgeleneceğini mali müşavirinize danışın.