Yazıcı Uyarıları ve E-posta Bildirimleri Nasıl Kurulur?

Kısa cevap: Çoğu ağ yazıcısı ve çok fonksiyonlu cihaz, web arayüzünden e-posta bildirimi gönderecek şekilde ayarlanabilir. Bunun için önce cihaza bir giden posta (SMTP) sunucusu tanıtılır, ardından hangi olayların, örneğin toner azalması, kağıt sıkışması, kapak açık kalması ya da bakım gereksinimi gibi durumların, hangi alıcılara gideceği seçilir. Uyarılar kişisel adresler yerine ortak bir destek adresine yönlendirilmeli, sayaç raporları da belirli aralıklarla otomatik gönderilmelidir. Kurulumun ardından test e-postası gönderilerek bildirimlerin gerçekten ulaştığı ve spama düşmediği doğrulanır.

Hangi uyarılar e-postayla gönderilebilir?

• Sarf uyarıları: Toner, drum, bakım kiti ya da atık toner kutusunun azaldığını veya bittiğini bildirir.
• Arıza ve durum uyarıları: Kağıt sıkışması, kapak açık, tepsi boş, hata kodu ya da cihazın çevrimdışı kalması gibi durumları bildirir.
• Bakım uyarıları: Üreticinin belirlediği periyodik bakım zamanının geldiğini haber verir.
• Sayaç raporları: Toplam, renkli ve siyah beyaz sayfa sayılarını belirli günlerde otomatik gönderir.
• Güvenlik uyarıları: Bazı cihazlarda yönetici girişi ya da ayar değişikliği gibi olaylar da bildirilebilir.

Kurulum adımları

1. SMTP ayarı: Cihazın web arayüzünde giden posta sunucusu, bağlantı noktası, şifreleme türü ve gönderen hesap bilgileri girilir.
2. Gönderen adres: Yazıcılar için ayrı bir gönderen hesabı açılır; kişisel e-posta hesabının şifresi cihaza yazılmaz.
3. Alıcı grupları: Sarf uyarıları satın alma ya da destek adresine, arıza uyarıları teknik sorumluya, sayaç raporları muhasebeye ya da servis firmasına gönderilir.
4. Olay seçimi: Her alıcı grubu için yalnızca ilgili uyarılar işaretlenir; gereksiz bildirimler kapatılır.
5. Test: Test e-postası gönderilir, ulaşıp ulaşmadığı ve spam klasörüne düşüp düşmediği kontrol edilir.

Sık yapılan hatalar

• Uyarıları işten ayrılabilecek tek bir kişinin adresine göndermek.
• E-posta hizmeti şifre değiştiğinde ya da güvenlik ayarları sıkılaştığında cihaz ayarını güncellememek.
• Toner azaldı uyarısını çok geç eşiğe ayarlamak; yedek toner gelmeden cihazın durmasına yol açar.
• Çok sayıda yazıcıda uyarıları tek tek kurmak yerine merkezi izleme yazılımını değerlendirmemek.

Cihaz ayarlarına erişimi yazıcı web arayüzü kullanımı, çok sayıda cihazın izlenmesini yazıcı filosu izleme ve otomatik toner siparişi, uyarı eşiklerini toner az uyarısı ve kalan ömür yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Yazıcı e-posta bildirimi göndermiyor, neden olabilir?

En sık nedenler yanlış SMTP bilgileri, e-posta hizmetinin cihazdan gelen oturum açmayı engellemesi ve cihazda tarih, saat ya da DNS ayarlarının hatalı olmasıdır. Web arayüzündeki test gönderimi ve cihazın hata kaydı sorunu daraltmaya yardımcı olur. Benzer ayarları e-postaya tarama ayarları yazımızda ele aldık.

Sayaç bilgisini servis firmasına otomatik göndermek mümkün mü?

Evet. Birçok cihaz sayaç raporunu belirli günlerde e-postayla gönderebilir; bakım sözleşmelerinde bu yöntem sayaç okuma işini kolaylaştırır. Ayrıntılar bakım sözleşmesi ve sayaç okuma yazımızda.

Birden fazla yazıcı için tek tek ayar yapmak gerekir mi?

Az sayıda cihazda tek tek ayar yeterlidir. Cihaz sayısı arttığında merkezi izleme yazılımı uyarıları tek yerden toplar ve ayar farklılıklarını önler.